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Gastbeitrag: Steuerfrei Feiern will gelernt sein

In einem Gastbeitrag widmet sich Rechtsanwalt/Steuerberater Matthias Haas von Haas & Hieret  dem Thema, wie man steuerfrei betrieblich feiern kann und was dabei zu beachten ist.

Zuwendungen als Arbeitslohn?

Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen stellen keinen Arbeitslohn dar, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen:

1. Betriebsveranstaltung

Eine Betriebsveranstaltung liegt unter folgenden Voraussetzungen vor:

  • Veranstaltung mit gesellschaftlichem Charakter
  • die Teilnahme steht allen Beschäftigten des Betriebs, zumindest jedoch allen Beschäftigten in einer einzelnen Organisationseinheit (Abteilung, Filiale etc.) offen
  •  Veranstalter kann der Arbeitgeber selbst oder der Betriebs- bzw. Personalrat sein
  • Betriebsausflug, Weihnachtsfeier oder Sommerfest sind die klassischen Beispiele für eine Betriebsveranstaltung bei Arztpraxen

Eine Betriebsveranstaltung liegt unter anderem in folgenden Fällen nicht vor:

  • Jubiläumsfeier für einen einzelnen Arbeitnehmer
  •  Arbeitsbesprechung
  • Arbeitsessen
  • Ehrung beim Ausscheiden eines einzelnen Arbeitnehmers aus dem Betrieb
  • Geburtstagsfeier für einen Arbeitnehmer

2. Herkömmlichkeit

Eine Betriebsveranstaltung ist üblich, wenn es sich um maximal zwei Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr für denselben Personenkreis handelt. Auf die Dauer der Veranstaltung (ein Tag oder mehrere Tage) kommt es nicht an. Finden mehr als zwei gleichartige Betriebsveranstaltungen (z.B. Betriebsausflug, Musicalbesuch und Weihnachtsfeier) statt, kann der Arbeitgeber wählen, welche er als übliche und somit als „steuerfreie” Betriebsveranstaltung behandeln will und welche er der Lohnbesteuerung unterwerfen möchte.

3. Übliche Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung

Zu den üblichen Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung gehören insbesondere

  • Speisen und Getränke
  • die Übernahme von Übernachtungs- und/oder Fahrtkosten (auch wenn die Fahrt als solche schon einen Erlebniswert hat)
  • die Überlassung von Eintrittskarten für Museen etc. (soweit solche im Rahmen einer Betriebsveranstaltung besucht werden)
  • die Überlassung von Eintrittskarten für den Besuch kultureller Veranstaltungen (soweit solche im Rahmen einer Betriebsveranstaltung besucht werden)
  • die Überlassung von Eintrittskarten für den Besuch sportlicher Veranstaltungen (soweit solche im Rahmen einer Betriebsveranstaltung besucht werden)
  • Aufwendungen für den äußeren Rahmen wie Saalmiete, Musik, Kegelbahn und Künstler (der Auftritt eines Künstlers darf jedoch nicht wesentlicher Zweck der Betriebsveranstaltung sein)
  • Aufwendungen für Geschenke bis zu einem Wert von 60 €, die im Rahmen der Betriebsveranstaltung überreicht werden (Geschenke können auch nachträglich überreicht werden)

4. 110 €-Freibetrag

Die Aufwendungen für übliche Zuwendungen (einschließlich Umsatzsteuer) an den einzelnen Arbeitnehmer bleiben bis zu einem Betrag von 110 € steuerfrei, wenn es sich um Zuwendungen anlässlich der ersten oder zweiten Betriebsveranstaltung im Kalenderjahr handelt. Die darüberhinausgehenden Aufwendungen oder Aufwendungen für eine dritte oder weitere Betriebsveranstaltung stellen Arbeitslohn dar (§19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 3, 4 EStG).

Nehmen Angehörige des Arbeitnehmers (insb. Ehegatte oder Kinder) an der Betriebsveranstaltung teil, so sind die auf die Angehörigen entfallenden Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 5 EStG).

5. Arbeitslohn

Handelt es sich um die erste oder zweite – übliche - Betriebsveranstaltung im Kalenderjahr und betragen die Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuern für die üblichen Zuwendungen an den einzelnen Arbeitnehmer (inkl. Angehörige) insgesamt nicht mehr als 110 €, sind diese Aufwendungen nicht dem Arbeitslohn hinzuzurechnen.

Soweit bei der ersten oder zweiten Veranstaltung der Freibetrag überschritten wurde oder es sich um eine dritte oder fortfolgende Betriebsveranstaltung handelt liegt insoweit steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.

Soweit dem Arbeitnehmer Reisekosten im Zusammenhang mit der Betriebsveranstaltung entstehen, können diese nach den Grundsätzen des § 3 Nr. 13 oder 16 EStG vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

6. Besteuerung der Zuwendungen aus Anlass einer Betriebsveranstaltung

Stellen die Zuwendungen an den einzelnen Arbeitnehmer aus Anlass einer Betriebsveranstaltung Arbeitslohn dar (z.B. bei der dritten und jeder weiteren Betriebsveranstaltung oder bei der Überschreitung der 110 €-Grenze), kann der Arbeitgeber zwischen der

  • Regellohnbesteuerung
  • und einer Pauschalversteuerung (mit 25 v.H.) nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EstG

 wählen.

Matthias Haas

Rechtsanwalt / Steuerberater

Fachanwalt für Steuerrecht

Fachberater für den Heilberufebereich (IFU / ISM gGmbH)

www.haas-hieret.de